Давайте представим себе довольно типичную ситуацию: некая средняя общеобразовательная организация (обычная школа, проще говоря), у которой имеется сайт в системе Госвеб и, скажем, три сотрудника у которых есть доступ на управление материалами сайта.
В какой-то момент, в школу поступает указание от вышестоящего начальства, разместить текст и в этом тексте разместить некие памятки (в формате файлов) в разделе «Безопасность» - причём срочно и отчитаться о результатах (прислать ссылку, показать страницу с размещёнными материалами). Руководитель даёт указание одному из сотрудников на выполнение этой задачи. И сотрудник её выполняет: в визуальном редакторе размещает текст, файлы (в том же визуальном редакторе) загружает в корень сайта и формирует ссылки на эти файлы. Поставленная задача успешно решена, учреждение отчиталось о выполнении.
Казалось бы, всё хорошо - это типичная задача и её решение. Но есть проблема. Если поступать таким образом регулярно, довольно быстро в файловой системе сайта наступает полная неразбериха: мешанина из файлов, в которой совершенно невозможно определить принадлежность конкретного файла какому-либо материалу и вообще его необходимость (возможно материал уже не актуален и удалён с сайта). Ситуация усугубляется, если сайтом занимаются несколько сотрудников одновременно.
Как избежать подобных проблем, если нам необходимо размещать файлы непосредственно в тексте (а не отдельными инфоблоками)? Необходимо принять определённую систему при таком размещении файлов. Например, сформировать папки (директории) для тех разделов, в которых будет подобное размещение. А если раздел предполагает множество материалов (например «Новости»), то при необходимости создавать для таких материалов папки с идентификатором материала в качестве имени. Тогда мы точно можем определить принадлежность файлов конкретному материалу. И при необходимости их удалить/заменить и так далее.
Разумеется это довольно непросто сделать, если сайтом занимаются несколько сотрудников, и тем более, если возможна смена сотрудников имеющих доступ к управлению сайтом (кто-то уволился, кто-то в отпуске, кто-то на больничном). Одно из преимуществ стороннего обслуживания сайта — вполне определённое ответственное лицо, которое отвечает в том числе и за порядок в файловой системе. Любой грамотный специалист не допустит бардака с файлами.